「要らないものは、捨てること」は、「モノ」片付けの原則ですが、何が要るもので何が要らないものなのかの判断は容易ではありません。私物の片付けであれば、持ち主の気分次第で判断しても個人責任ですが、組織の文書となると、担当者の気分次第というわけには参りません。組織文書と説明責任は対だからです。

文書のなかには、商法や会社法、法人税法や労働基準法等の法令で保存期間が定められたものがあります。法的に保存が義務付けられているので、これらは法定保存期間内は間違いなく保存しておく必要があります。

法定保存期間満了後も組織運営上保存が必要な文書、あるいは法律では保存が義務付けられてなくとも、組織としての説明責任を果たすために管理すべき文書、 例えば人事情報や各種査察などの内部統制の関係や、定期監査、第三者評価対応のために保存しておく文書もあります。年史制作などの周年記念行事で組織の歩みをたどる際に、必ず探すこととなる社内報などの資料群もあるでしょう。

説明責任や内部統制に対応した整理、保存、廃棄の基準が今ほど求められる時代はない、といっても過言ではありません。
この6月10日には、公文書管理法案が衆議院内閣委員会にて全会一致で可決されました。この法案では、文書破棄の最終判断は首相に委ねられています。

組織の文書管理規程は、形骸化している、とよくいわれます。残すべきものを確実に保存していくために、法律および組織内での必要性を踏まえ、文書ごとの保存期間、保存の判断基準、目的を明文化し、残すべきものを確実に残し、不要なものを定期的に処分する新しい仕組みづくりが求められています。