紙媒体の文書、資料は虫害、菌害を受けやすいので、長期保存にあたって留意すべき点がたくさんあります。しかし、とりあえず倉庫に保管し、作成10年後に取り出したときに内容が確認できないことは、まずありません。紙媒体は一般的に寿命が長く、肉眼により読み取り可能な媒体だからです。しかし、電子データはそうはいきません。

電子データは何らかの媒体に収められて保存されますが、各媒体の期待寿命は短く、磁気テープは常温で1年、適切な保存環境下で10年程度、磁気ディスクは常温で5年程度、光ディスクは仕様により様々ですが、10年から30年程度です。空調設備のない倉庫にとりあえず詰め込んで10年の後には、読み取りがで きなくなっている可能性が非常に大です。

運よく媒体の劣化が、読み取り可能な状態であったとしても、果たしてその媒体を読み取るための機器が使用可能な状 態であるのかどうかも分かりません。さらに機器があったとしても、そのデータが特定のソフトを介さないと読み出せないような形式で保存されており、さらに そのソフトが使用不可となっていた場合はお手上げです。過去の事例では、古い画像データが、あるファイリングソフトでまとめられており、そのソフトがWindows98までしか対応していないため、収められているデータを取り出すために苦労させられたことがありました。

電子データの長期保存に当たっては、定期的な媒体変換や、保存環境の整備、保存に適したデータ形式への変換等の措置が必要となってきます。お気軽にご相談ください。