今回は、アーカイブの作業手順のうち、最初のリサーチ・プランニングについて説明いたします。ここは、アーカイブの「編集方針」を立てるための第一段階です。

机上での検討に先立ち、現場に分け入って、その状況を把握することが第一です。
筆者の経験した事例では、文書が倉庫内の段ボール箱にしまわれて埃を被ったままで放置されているというケースを多く見てきました。またデジタルで作成された文書が、パソコンやサーバーの中に未整理のまま「ジャングル状態」で放置されている、という状況を目の当たりにしてきました。
従業員教育用や外部PRのための資料館をお持ちのところは、整理はされているものの、目録などが十分に整備されておらず活用がしづらいというケースもありました。これらを通して、文書管理規定はあるにはあるが、その保存や廃棄の年限が守られておらず、形骸化していることも分かってきました。

こういった状況に鑑みて、まずはどのような作業から入るべきでしょうか。

【1】どこに、どのようなものが、どれだけあるのか、悉皆調査から始めます。その際、それら文書類を整理した目録があれば、それを参考にするとよいでしょう。
【2】急がなくてはならないこと、時間をかけて対応することを分ける。特に写真やフィルム、磁気テープ、ワープロ専用機で作成した文書のバックアップなどは、急務です。
【3】次に分類方針作成、目録作成という段階に入ります。

ここで、今までの調査を基に、アーカイブの編集方針を定めます。その際大事なことは、現在調査している過去の文書類をどのように整理するのか、ということとあわせて、各部・各組織で扱っている現用文書の扱いまでも今回の対象とするのか、さらに今後発生するWord、Excelなどのソフトで作られたボーンデジタルの文書やE-mailについても対象とするのかの意思決定をすることです。具体的には、

・今回は調査対象のみの作業とする。新たに構築するアーカイブの仕組み・システムの良し悪しを見て、現用文書からさらに今後発生する文書までも視野に入れよう。
・いずれは現用文書や今後発生する文書も対象となるのだから、この際、全社的なアーカイブ運動を展開して、ゆくゆくはHPなどで外部に発信することも考えよう。

という二つの選択肢が考えられるのです。

後者の選択は、現在行われている文書管理規程の見直しも含めて、各部署の共用キャビネットでファイルごとに保管されているものを、非現用になったところから史料センターへ移行するという流れを作る、デジタル文書でいえば、アーカイブサーバーに集約し整理するという、いわば組織でアーカイブをきちんと手当てする「機関アーカイブ」の考えを取り入れることになります。

公文書管理法や内部統制、ISOなどの動きも睨みながら、どのようなアーカイブをこしらえるか、組織の意思と力量が試されるところです。