全国の企業で、紙資料の電子化がさかんにすすめられています。
スキャナやハードディスクなどの価格が安くなり、ｅ文書法などの法整備も進んで、この動きはますます加速しています。電子化で、資料の保存・管理は万全、と考えがちですが実はさまざまな問題があります。

読み込んだ電子データをどのような形で保存しておくのがベストなのか、という問題がそのひとつです。ｅ文書法では満たすべき基本要件の第一として「見読性」という言葉で、保存したデータをただちに表示、書面作成できることを求めています。

電子データを閲覧するためには、データを格納するメディアと、それを出力するパソコンやディスプレイ、プリンタといったハードウェア、さらにそれを検索したり表示したりするためのソフトウェアが必要ですが、それらすべてが一定の規格でマッチングしてはじめて閲覧が可能になります。
ＩＴの世界は進歩が早く、現在の仕組みがいつまでスタンダードであるのか見当もつきません。また、一般にデータをバックアップするメディアとしてはDVDが使われますが、これが何年間その機能を維持できるのか、実証データはありません。
メーカーは「10年以上」とし、ある研究では178年というデータがありますが、理論上の数値に過ぎません。ディスクによっては寿命が短いものもあり、どんなディスクでも紫外線には弱く、直射日光にさらされると短時間でデータは消滅してしまいます。
ハードディスクやサーバも、いつどのような致命的なトラブルに見舞われるかわかりません。
そのように考えると、肉眼でも判読できるマイクロフィルムなどのアナログデータ、もっと言えば紙資料のままで保存するのがベストと言う結論にもなってしまうのです。

電子データの保存にあたり、より完全を期すためには、メディアにバックアップをとりサーバにもデータを残す、場合によっては「オンラインストレージ」など社外のサーバーにデータをおくことも有効です。メディアを数年毎に新しいものに移し変えれば、かなり信頼度が高まるといえるでしょう。