アーカイブ知恵袋
当社の専任アーキビストがアーカイブや資料整理、文書管理の「何故?」「何?」についてお答えします。
ホームページから頂いたご質問にもすぐに回答いたします。
Question
アーカイブズ構築とは何をすることですか?
Answer
社内に蓄積した多種多様な新旧資料を、情報資産として最大限に活かすために管理体制を整えるものです。そのために、必要なものと不要なもの、時期が来たら廃棄するものなどに分別します。必要なものは、電子データ化、系統的ファイリングなど現在の情報社会に適合した形で整理し、検索や閲覧を容易にします。また物理的な劣化や散逸から資料を保護して、永続的な文書管理制度を確立します。
Question
会社にとって、何を残して、何を捨ててもよい、という判断基準はどこにあるのでしょうか?
Answer
法令での規定(例えば注文書や契約書の控えは所得税法、法人税法により7年保存と定められています)のほかは個々の会社で文書管理規定を作成し、それに沿って廃棄することが求められます。まだ文書管理規定がなければ、整理にかかる前に定めたほうがよいでしょう。 電子ファイルなどが残されていて複製が可能なもの、また同一のものが複数ある書類以外は、廃棄は慎重に行う必要があります。各種議事録、事業報告書などの経営資料はもちろんですが、方針決定過程のメモや会議資料、また見過ごされがちですが、製品のマニュアル、パッケージ、販売促進ツール、社内報、通達などすべて永久保存する必要があります。
Question
いままで体系的な資料の収集、整理というのはしてこなかったのですが、これはしなければならないものでしょうか?
Answer
企業の不祥事などが相次ぎ、いまや企業は、自らの社会的責任の一つとして、企業活動の記録をきちんと残し、それらを必要に応じて開示することが求められています。上場企業に義務付けられた「内部統制」は、その象徴ともいえるできごとです。また、これまでの経営の歴史に学び、企業の競争力を高め、生産性を向上させるためにも、資料の整理とアーカイブの構築は不可避と言ってよいでしょう。
Question
公文書管理法は、企業にとって、どういう影響が考えられるでしょうか?
Answer
公金が絡む公共事業に関連する企業、団体の文書は、公文書に準ずる厳しい規制の対象になる可能性があります。また官公署出入りの企業についても、文書管理体制が問われることになるでしょう。ISOなどと同じように、一定の水準で文書管理がなされているかどうかが、企業の社会的な信用度を示す指標になると考えられます。
Question
どのようにしたらよいか、よくわかりませんので、何から手をつけるのか、教えてください。
Answer
現状がどのようになっているのかにもよりますが、通常は、まず今ある資料の全体像を把握するためのリスト作りから始めます。これには、専門的な知識と経験を要する場合がございます。また、継続的、統一的に取り組む必要がございますので、専門家の手を借りたほうが効率的です。お気軽に弊社までご相談ください。
Question
全社的にするとなるとたいへんなので、部分的に始めることも可能でしょうか?
Answer
可能です。まず特定の部署で試験的に整理を実施し、その経験を全社に少しずつ広げていくというのが一般的な導入方法です。
Question
すでに一部では収集と整理を始めていますが、人手が足りなくてなかなか進みません。このあと、どうしたらよいでしょうか?
Answer
弊社では、部分的、一時的な業務の受託も承っております。また、ワンポイントのコンサルティング、アドバイスもいたします。行き詰ったらご相談ください。
Question
すでに社内の情報システムはできていますが、そこに資料を入れてゆく作業がなかなか進みません。当社の情報システムに適応する形で、資料とデータの整理を手伝ってもらうことはできますか?
Answer
貴社のシステムに合わせた納品が可能です。弊社には、専任アーキビストのほか、システムエンジニア、ウェブ技術者も常駐していますので、何なりとご相談ください。
Question
アーカイブをするのには、だいたいいくらぐらいかかるのでしょうか?
Answer
資料の量によりますが、キャビネット1本の整理、契約書や図面だけの電子化といった小単位のものから、倉庫全ての整理といった大規模なものまで承ります。ごく小規模なものでしたら、30万円程度から承っています。
Question
アーカイブを手伝ってもらう場合、どれぐらいの日数を想定しておいたらよいでしょうか?
Answer
これも、対象の資料の種類と量、処理の内容によって大きく変わります。個別お見積りをさせていただきます。弊社にて資料をお預かりして作業をする場合、終了次第、資料は逐次返却し日常業務に影響のないよう配慮いたします。
Question
重要な資料や情報が多いので、作業自体は社員で行いたいと考えています。コンサルティングだけをしてもらうことは可能でしょうか?
Answer
可能です。お話を伺ったうえで、作業計画を作成し、具体的な作業方法やチェック方法、運用方法などについて詳しくご説明し、実作業は貴社スタッフでやっていただくことも可能です。
Question
アーカイブをしてもらったとしても、納品された後は、当社の社員が作業を引き継ぐ、ということはできるのでしょうか?Answer
マニュアルを作成し、引継ぎをして納品完了といたしますので、事後はお客様自身の手で運用していただくのが基本です。ご要望がございましたら、定期的に訪問してコンサルティングをいたします。 Question
何カ所にも散逸している資料を一カ所にまとめたいと考えています。ただ、適当な資料倉庫がないのですが、どうしたらよいでしょうか?Answer
文書、物品保存に適した倉庫をご紹介いたします。また作業スペースは、当社にて確保することも可能です。 Question
会社は東京にありますが、資料倉庫は都外の遠いところにあります。それでも対応をしていただけますか?Answer
交通費は、実費を頂戴いたしますが、対応可能です。 資料整理・文書管理・公文書管理法などアーカイブに関する質問を受け付けております。お気軽にご質問下さい。