年史等を編集する際に必ず収集する資料として写真があります。温度や湿度の変化、光や酸、アルカリに非常に弱いという性質、サイズや保存状態がまちまちということもあって、整理・保管に頭を悩ませる資料です。

ネガやポジがきちんと管理されていれば、プリントしたものは必ずしも必要ではありませんが、ネガやポジのままでは、内容を肉眼で判断するのは難しく整理の際に不便ですので、そのままの大きさで印画紙に焼き付けた「ベタ焼き」をつくっておくと良いでしょう。また、事業所新築時の写真など、プロに撮ってもらった公式の写真(通常4×5判、6×6判などの大型写真)は、「デュープ」とよばれる複製をつくって、外部へ貸し出しの際などには、そのデュープを使うようにすると、損傷や紛失など不測の事態に備えることができます。いずれも写真店で受け付けてくれます。

写真(ネガ・ポジ、紙焼きとも)の保管にあたっては、温度と湿度管理が重要です。高温高湿度の環境下では退色等の劣化が進行し、場合によっては複数の写真 が接着したり、カビが生えたりするため、空調管理された場所で保存することをおすすめします。湿度は60％以下、温度は20度以下が目安です。

湿度のコントロールに関しては、空気の透過度が低い保存箱と調湿紙の組み合わせが有効です。紙焼き写真は、写真用品店で売っている「ショーレックス」とよばれる半透明の袋に一枚ずつ入れるか、写真と写真の間に紙を挟んで重ねるなどしたうえで中性紙封筒等に入れ、調湿紙とともに適切な保存箱等に納めるのが理想です。

ネガやポジ、マウントされたスライドも、専用のフォルダーに収納して、埃や光が入らないように箱に入れると、劣化を遅らせることができます。

デジタルカメラで撮影した画像データは、パソコンのハードディスクだけではなく、こまめにCD-ROMやDVDにバックアップをとり、とくに重要なものは外部サーバーなどを含む複数のメディアに保存しておくと万全です。